ERP Nedir? ERP Yazılımı Seçim Süreci

ERP sistemleri, kurumun ana omurgasıdır. Yoğun rekabet ortamında değişimin sürekliliğini yakalayabilmek, hedef ve politikalarla uyumlu çözümleri bulabilmek için başlangıçta doğru yazılım teknolojilerinin seçilmesi gerekir. Seçilen ERP yazılımının işletmenin mevcut insan kaynağı ve bilgi kaynakları ile uyumu önemlidir. Yazılım seçim süreci, aşağıdaki genel adımları içerir:

• ERP seçim ekibinin ve yöneticisinin belirlenmesi: ERP yazılım seçimi için öncelikle firma, ne istediğini bilen bölüm yöneticilerinden oluşan seçim komitesini oluşturmalıdır. Eğer firma seçim komitesini kuramaz veya yeterli zamanı ayıramaz ise bu konuda uzman danışman kuruluşlara başvurarak çözüm aramalıdır. Kurum ihtiyaçlarının belirlenmesi ve bu ihtiyaçlara yanıt verecek yazılımın seçimi gibi son derece kritik kararlar, bu ekip tarafından alınacaktır.

• Kurumun gereksinim analizi: ERP yazılım seçim kriterleri, aslında işletmenin gereksinim analizidir. İşletme bugünkü ve gelecekteki gereksinimlerini belirler. Bu aşamada kurum, ilk olarak kendini tanımalıdır. Kuruluşun mevcut iş ve bilişim alt yapısı, her bir birimin görevleri, gereksinimleri ve eksiklikleri açıklıkla saptanmalı ve bir modeli çıkarılmalıdır. Daha sonra, mevcut durum ışığında neler yapılması gerektiğini içeren hedefler konmalıdır. Bu amaçla kurumlara yardımcı olabilecek çok sayıda çalışma ve yazılım geliştirilmiş olup, bunlara internet üzerinden kolayca ulaşılabilir.

• Kuruma özel talep listelerinin (Request For Proposal- RFP) geliştirilmesi: Kurumun gereksinim analizi sonucunda, yeni sistemde görmek istediği ve yapabilirliklerini genişletmeyi hedeflediği alanları belirten, sistematik bir listedir. Aynı zamanda seçilecek yazılımın karşılaması gereken, seçim kriterleri olarak da değerlendirilebilir. Doğrudan seçim komitesi tarafından yapılan incelemeler ve tedarikçi firmalardan toplanan bilgiler ile oluşturulur.

• Talep listelerinin (RFP) tedarikçilere gönderilmesi: Bu aşama, yapılan ön çalışmalar sonucunda daha yakından incelenmesine karar verilen yazılım tedarikçilerine, bir davet niteliği taşımaktadır.

• Tedarikçi firmaların tanıtım için davet edilmesi: Ön elemeyi geçen tedarikçi firmalar, daha önceden yollanan talep listelerini nasıl yanıtlayabileceklerini gösteren bir demo yapmaya davet edilirler. Bu aşamada seçici kurul, farklı yazılımların yapabilirliklerini, yeteneklerini ve yeterliliklerini ilk elden görme fırsatı bulacaktır.

• Tedarikçi firmanın kurulum yaptığı diğer firmaların ziyareti: Bu da benzer süreçlerden geçen diğer firmaların yaşadıklarını ilk elden görmek, yaşanmış tecrübeleri değerlendirmek ve çalışan bir uygulamayla yüzyüze gelebilmek açısından seçim ekibine çok yararlı bir geri besleme sağlayacaktır.

• Yazılımın seçimi: Yukarıda incelenen pek çok yazılım fonksiyonlarına ek olarak seçim aşamasında, tedarikçilerin finansal durağanlığını, Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) güvenilirliğini, destek gücünü, sektöre uygunluğunu, piyasadaki tanınmışlık düzeyini ve teknolojik yenilikleri ne ölçüde takip ettiğini de dikkate almak gerekir. Seçim kriterlerinin sayısı arttıkça, seçim işlemi de karmaşıklaşacaktır. Bu konuda ERP yazılım paketinde aranan özellikler  arasındaki öncelikler belirlenerek, alternatif yazılımların bu özelliklere göre puanlamasına gidilebilir. Yazılım maliyetleri de dikkate alınan her bir paketin ağırlıklı toplam puanı hesaplanarak bir seçim modeli oluşturulabilir. Daha etkin karar verilmesine yardımcı olabilecek bir başka yaklaşım, karar destek sistemlerinde bir araç olarak kullanılan, uzman sistemlerden yararlanılmasıdır.

ERP sisteminin seçimi önemli olup, hatalar yapılabilmektedir. ERP sisteminin pahalı olması ve uyarlamanın zaman alması nedeniyle hatalı seçimin maliyeti yüksektir. Seçim komitesinde bulunanların yeterli birikime sahip olmaması, seçimin uzamasına ve hatalı kararların alınmasına yol açmaktadır. Seçim sürecinde firmanın ihtiyaçlarının analiz edilmesi, firmanın ne istediğini bilen duruma gelmesi, uyarlama aşamasında önemli zaman kazancı sağlayacaktır (Balaban, 1999). İlk bakışta ERP uygulamalarındaki başarı/başarısızlık görünümünün altında, işletmenin hiç karşılaşmadığı düzeyde büyük bir bilgi sistemleri yatırımına girişmesi ve bu süreçteki zaman, insan kaynakları ve bütçeleri yönetmekteki güçlükler yatmaktadır.

Bu açıdan proje yönetimi ve proje ekibi, ERP uygulamalarında kuşkusuz başarının en önemli etkenidir. Projenin organizasyonu, işin yapılış biçimini ve hızlı ilerlemeyi etkileyen bir husustur. ERP, yalnızca bilgi sistemleri biriminin değil, tüm kurumun bir projesidir. Sorumluluklar da buna göre, tüm ilgili birimlere dağıtılmalıdır.

Kaynak : Erkan Bayraktar-Mehmet Efe