Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Sistemleri ile Denetim Olgusu

Denetim olgusunun kurumsal kaynak planlaması (ERP) sistemleri ile bütünleştirilmesi

Bilgi teknolojisi alanında yaşanan hızlı gelişmeler ve değişimler işletme ve işletme çevrelerini değiştirmiş ve değiştirmeye devam etmektedir. Bu büyük değişimler muhasebeyi de etkilemiş ve artık muhasebeye farklı bir bakış açısı kazandırmıştır. Çünkü bilgi teknolojileri sayesinde artık muhasebe bilgilerinin kaydedilmesi, sınıflandırılması, özetlenmesi ve raporlanması gibi süreçler daha basit bir şekilde ve kısa sürede yerine getirilmeye başlanmıştır. Diğer bir ifadeyle işletmeler bilgi teknolojisine dayalı bilgi sistemleri kurarak daha hızlı, daha güvenli ve daha az maliyetle bilgiler üretmeye yönelmişlerdir. İşletmelerde muhasebe ile ilgili karar destek sistemleri, bütünleşik sistemler ve bilişim ağları olarak adlandırılan üç tür bilgi teknolojisi uygulaması görülmektedir

Kurumsal kaynak planlaması sistemleri bunlardan bütünleşik sistemler içine girmektedir. Bu tür sistemlerde üretim, pazarlama, insan kaynakları ve muhasebe – finansman olmak üzere dört temel modül bulunmaktadır. Her bir modül kendi içinde bir sürü alt modüllere ayrılır. Kurumsal kaynak planlaması sistemine sahip olan bir işletmede de elbette ki muhasebecinin görevi de, işi de, sorumlulukları da bir değişim gösterecektir. Bu bağlamda da KKP  sistemine  sahip işletmenin denetimi de elbette ki klasik denetim anlayışında farklı bir yaklaşımla ele alınacaktır. Ortaya çıkan bu farklılıklar ise KKP sistemi uygulayan işletmede üretilen finansal karakterli bilgilerin gerçek zamanlı (Real Time ) olarak elektronik veri değişimi(EVD) (EDI- Electronic Data Intercharge)şeklinde ve genişletilebilir işletme raporlama dili (XBRL- Extensible Business Reporting Language) dili olan bir elektronik dil kullanılıyor olmasından ileri gelmektedir. Yani sürekli bir veri üretimin olduğu ve defter ve belgelerin (Paperless) olmadığı bir bilgi sistemidir.

Sonuçta finansal bilginin elektronik ortamda, sürekli bir şekilde ve gerçek zamanlı üretildiği ortamlarda elbette ki geleneksel denetim yaklaşımından farklı olması kaçınılmaz bir gerçektir ki bağımsız denetçiler bu tür sistemleri sürekli denetimi (Continuous Auditing –CA) kullanarak denetlemektedirler.

Sürekli Denetim

Geleneksel bilgi üreten sistemlerin yerini alan elektronik veri değişimi ile gerçek zamanlı bilgi üreten sistemlerin ürettiği finansal bilgilerinde denetimi yeni denetim yöntemleriyle yapılmalıdır. İşte bu yeni denetim yöntemi de sürekli denetim kavramı ile adlandırılmaktadır. Sürekli denetim kavramı akademik literatür, mesleki literatür ve resmi raporlarda olmak üzere üç farklı tanıma sahiptir. Bu tanımlar içinde en kapsamlısı ve kabul göreni akademisyenlerin yaptığı tanımdır ki bu tanıma göre:

“Sürekli denetim, fiziki belge olmaksızın gerçek zamanlı muhasebe bilgi sisteminde üretilmiş olan finansal tablolarda yer alan finansal karakterli bilgilerin doğruluğuna ve güvenilirliğine ilişkin bir görüş oluşturmak amacıyla bilgisayar destekli denetim tekniklerini ve analitik prosedürleri kullanarak elektronik denetim kanıtlarını toplamaya ve toplanan kanıtlardan ulaşılan görüşü bir denetim raporu ile bilgi kullanıcılarına sunmaya  yönelik sistematik bir süreçtir.”

Yapılan bu tanıma göre sürekli denetim bağımsız denetçiler tarafından sunulan bir hizmettir. Ancak istenilen  güvenilirliğin ve istenilen sürekli bilginin türüne göre bağımsız denetçi sürekli denetimi bir denetim hizmeti, denetim sonrası bir hizmet veya güvence hizmeti olarak sunabilir. Yani denetim veya danışmanlık hizmeti şeklinde sunulan bir hizmet yelpazesi ortaya çıkarmaktadır. Denetçi hangi hizmet için yaparsa yapsın sonuçta sürekli denetim yapmakla ulaştığı süreklilik gösteren bilgiyi üst yönetimin ve ilgili tarafların kullanımına  sunmaktadır. Bu bağlamda da sürekli denetim birçok müşteriye ve onların çeşitli bilgi ihtiyaçlarına cevap verebilecek şekilde yapılan bir denetim türüdür.

Sürekli denetimi, KKP sistemleri için önemli hale getiren etken bu tür sistemlerin tüm sağladığı kolaylıkların yanı sıra büyük riskleri de bünyelerinde  taşımalarıdır. Çünkü sürekli denetim  bağlamında işletmenin sürekli güvenilirliğini de sağlamak yapılan denetimin bir parçasıdır.(Önal ve Pekdemir,1999:s.188)Özellikle son yıllarda yaşanan Enron gibi olaylardan sonra sürekli denetimin önemi daha da iyi ortaya konmuştur ve günümüzde de bu önem giderek artmaktadır. Sürekli denetime ile geleneksel denetim anlayışı arasındaki farklılıklar vardır ki bunlar :

a)      Sürekli denetimde, yapılan denetimlerin kalitesi daha yüksektir çünkü denetçi müşterisinin işini, sektörünü ve iç kontrol yapısına ilişkin elde edilen bilgilerinin güvenilirliği de yüksektir. Çünkü elektronik ortamda hazırlanmış veriler, kayıtlar ve belgelere dayanmaktadır.

b)      Sürekli denetimde denetçi gerçek zamanlı muhasebe sistemi gereği bilgilerin güvenilirliği ve geçerliliği daha yüksektir ki işlemlerin kaydedilişi ve bunların ilgili kontrol prosedürleri daha açık ve net olarak belirlenmiştir.

c)      Sürekli denetimde, gerçek zamanlı muhasebe sistemlerinde elektronik belgelere ve işlemlere ilişkin maddi doğruluk testlerine daha az yer verilirken temelde  iç kontrol işlemlerine daha etkin ve yeterli düzeyde yer verilerek, bir kontrol riski ağırlıklı denetim programı yapılır.

d)     Sürekli denetim, denetçinin kendisinin geliştireceği veya bir denetim paket programıyla bilgisayar yardımıyla piyasadan temin edeceği denetim paket programı vasıtasıyla denetim yapılmasını öngörmektedir. Bu paket programlar riskleri belirleyen, iç kontrol sistemini değerleyen, elektronik olarak denetim prosedürlerini yapan, analitik inceleme için gerekli bilgileri indirebilen, kayıtları hesaplayan, büyük defterleri listeleyen, maddi doğruluk ve kontrol testlerine ilişkin örneklemleri seçebilen normal olmayan işlemleri ve farklılıklar dışında tanımlayabilen ve doğrulamaları yapabilen içerikte olmalıdır.

Yukarıda geleneksel denetime olan üstünlükleri belirtilen sürekli denetimin olumlu yönleri ise şu şekilde sıralanabilir:

–  Geleneksel denetime göre maliyeti daha düşüktür.

–  Geleneksel denetime göre da az amanda yapılır.

–  Sürekli denetimin çıktılarının  kalitesi daha yüksektir.

–  Sürekli denetimde denetçi maddilik testlerini kontrol testlerini yaparken aynı anda yapmaktadır ki buda işlem testlerinin ve analitik prosedürlerin yıl içinde yapılmasına imkan tanırken yıl sonunda yapılan hesap kalanı testlerini azaltılarak yapılmasına neden olur.

Tüm bu üstünlükler dikkate alınacak olursa kurumsal kaynak planlaması sistemleri kullanan işletmelerin  denetiminde  sürekli denetimin tercih edilmesi gerekir.