ERP Sisteminin Avantajları ve Süreçleri

Günümüzde küresel rekabetin artması şirketlerin tedarik zincirlerinin verimliliğini, etkinliğini ve bunlara bağlı olarak da performanslarını arttırmalarını gerektirmektedir. Bu amaca ulaşılabilmesinin yolu ise verimli bir tedarik zinciri kurulabilmesinden ve ERP yazılımlarının sisteme başarılı bir biçimde uygulanabilmesinden geçmektedir.

ERP sistemlerinin sekiz stratejik avantajı bulunmaktadır. Bu stratejik avantajlar şunlardır:
•• Esneklikte artış,
•• Verimlilikte artış,
•• Sağlıklı iletişim,
•• Düşük işletme maliyetleri,
•• Gelir artışı,
•• Kısa çevrim zamanları,
•• Etkin işbirliği,
•• Yüksek kâr marjı.

ERP sistemlerinin işletmelere yukarıda bahsedilen stratejik avantajları sağlayabilmesi böyle bir sistemin seçimi, kurulumu ve işletilmesi aşamalarındaki uygulamaların etkinliğine bağlıdır. Bir işletmenin ERP sistemine geçmeye karar vermesi aşamasında bunun gerçekten bir ihtiyaç olup olmadığının belirlenmesi gereklidir. Ayrıca bu sistemlerin kurulması organizasyonda belirli bir kültürün varlığını gerektirir. Bu kültürel unsurların düzeyi belirlenerek geliştirilmesi gereken noktalar belirlenmeli ve buna uygun bir kurumsal kültür değişim çalışması gerçekleştirilmelidir.
Sonraki bir aşama olarak iş süreçlerinin yeniden düzenlenmesi karşımıza çıkmaktadır. İş süreçleri düzeltilmeden ve optimizasyon yapılmadan kurulan ERP sonucunda kötü süreçleri otomatikleştirmiş olacaktır. Bu tür organizasyonel değişimlerden sonra artık bir ERP sisteminin seçilmesi aşamasına gelinmiş olmaktadır. Bir ERP sistemi seçmek birçok ERP tedarikçisi ile görüşmekten daha fazlasını içermektedir. İşletmeler pazardaki yerlerini incelemek, nereye yöneldiklerini bilmek ve müşterileri açısından tercih sebebi olmalarını
hangi özelliklerinin sağladığını anlamak zorundadırlar. Doğru ERP tedarikçisi bir işletmenin etkinlik ve rekabet gücünü korumaktan çok bunlara katkıda bulunabilendir.

ERP seçerken 10 adımdan oluşan aşağıdaki sistematik izlenebilir:
•• Vizyon yaratılması,
•• Özellik/fonksiyon listesi oluşturulması,
•• Yazılım aday listesi oluşturulması,
•• Adayların elenmesi,
•• Talep Bildirim Formu hazırlayarak öneri talebinde bulunulması,
•• Önerilerin gözden geçirilmesi,
•• Finalistlerin belirlenmesi,
•• Yazılım paketlerinin incelenmesi ve analizi,
•• Kazanan adayın belirlenmesi,
•• Anlaşmanın yapılması, uygulama öncesi pilot çalışmaya geçilmesi.

Seçim gerçekleştirildikten sonraki aşama seçilen yazılımın kurulumudur. ERP uygulaması uzun süreli ve büyük emek gerektiren bir süreçtir. ERP uygulamalarına tam anlamıyla geçiş altı ay ile iki yıl arasında zaman alabilmekte ve işletmelerde büyük başarılar sağlayabildiği gibi hatalı organize edildiğinde de büyük aksaklıklara yol açabilmektedir.

Bu aşamada da aşağıdaki adımların izlenmesi gerekir:

•• Proje ekibinin oluşturulması,
•• Proje hedeflerinin belirlenmesi,
•• Detaylı proje planının oluşturulması,
•• Proje takımının ve diğer personelin eğitilmesi,
•• Yazılımın yüklenmesi ve pilot sistemin kurulması,
•• Yazılım kullanıcılarının eğitilmesi,
•• Gerçek sisteme bilgilerin aktarılması ve sistemin çalıştırılması,
•• Sistemin sürekli olarak geliştirilmesi.

Belirtilen bu aşamaların yanında ERP sistemlerinin başarısını etkileyen başka unsurlar da bulunmaktadır. Başarsızlıkla sonuçlanan ERP uygulamaları, toplamın ortalama %40’ını oluşturmaktadır. İşletmeler başarısız uygulamaların nedenlerini kavrayıp, bilinen hataları yapmaktan kaçınarak uygulamaların başarı şansını önemli ölçüde artırabilirler.

ERP sistem uygulamasının başarısına engel olan temel nedenler aşağıda belirtilmiştir:

•• Personelin sistemin başarılı olmasını istememesi,
•• Personelin yeni sistemin gereksiz olduğunu düşünmesi,
•• Personelin yeni sistemle ilgili olan beklentileri,
•• Sistemin temel konseptinin anlaşılmaması,
•• Temel verinin doğru olmaması,
•• Sistem özellik ve fonksiyonlarının belirlenememesi,
•• Uygulamanın tamamının dış kaynaklar veya işletme tarafından yapılması,
•• Üst yönetimin desteğinin sağlanmaması,
•• Mevcut süreçlerin yenilenmemesi,
•• Diğer bilgi yönetim sistemleri ile entegrasyonun sağlanmaması,
•• ERP danışmanlarının yetersizliği,
•• Proje ile ilgili uygun çalışanların seçilmemesi.