ERP Sistemlerinde Başarı Elde Etmek
ERP uygulamalarından önce kapsamlı bir hazırlık yapılması sistemin başarılı olabilmesi için çok önemlidir. Hazırlık sürecine verilen önem ve dikkat başarılı bir uygulamanın anahtarı olacaktır. Dikkatli bir şekilde yönetilmemiş, belli kritik konuların farkında olmadan, plansız yapılan ERP uygulamaları rekabet avantajı sağlama yerine, kaynakların israfına yol açacaktır. Bu nedenlerle, başarılı bir uygulama için aşağıda sıralanan konulara dikkat edilmesi yararlı olacaktır.
Üst Yönetimin Desteği
ERP sisteminin başarılı olması için üst yönetimin bunu benimsemesi, ERP sistemini uygulamanın stratejik etkilerinin ne olacağını düşünmesi önemli olmanın da ötesinde zorunluluktur. Çünkü bir ERP sistemini uygulama yazılım sistemlerini değiştirme işi değil, işletmenin yerini yeniden belirleme ve iş uygulamalarını yeni sisteme taşıma işidir. Kısaca üst yönetim ERP’nin başarısını arttırmak için uygulamaya sıkı sıkıya bağlanmalıdır.
Mevcut Süreçlerin Yenilenmesi
Bir ERP sistemi uygulaması, en iyi “iş – süreç” standartlarına göre mevcut iş süreçlerinin ve bilgi teknolojisi altyapısının yenilenmesini gerektirir. Burada dikkat edilmesi gereken konu, süreçlerin mevcut durumla birlikte, beklentileri de karşılayacak şekilde tasarlanmasıdır. ERP modüllerinin yapısına uydurmak için mevcut isş süreçleri tekrar tasarlanmadıkça, ERP sisteminin uygulanması beklenen başarıyı vermeyebilir.
Diğer Bilgi Yönetim Sistemleri le Entegrasyon
İşletmenin bütünü için tek bir ERP sisteminin uygulanması yönünde güçlü bir eğilim vardır. Birçok işletme, tek bir ERP sistemine sahip olmanın, müşterilerine daha etkin hizmet vermek ve gelecekte sistemin bakımını kolaylaştırmak için gerekli olduğu konusunda ortak bir görüşe sahiptir. Fakat her ERP uygulamasının, bir işletmenin ihtiyacı olan bütün işlevleri sağlayacağı da söylenemez. İşletmeler, kendi özel ihtiyaçlarını karşılayabilecek diğer özelleştirilmiş yazılım ürünlerini kullanmak zorunda kalabilirler.
Bu sistemler, ERP sistemi ve işletme içi sistemlerle entegre edilebilir olmalıdır. Bu durumda ERP sistemi bir belkemiği gibi işlev görür ve diğer farklı bütün yazılımlar ERP yazılımlarına bağlanır. Bu sayede ERP gerçekten bir yazılım olmaktan çıkarak, bir yönetim yaklaşımı haline dönüşür. Bu tip yazılım entegrasyonlarında dikkat edilmesi gereken bir diğer husus da ERP tedarikçisinin ve ona “add – on” adı verilen ilave yazılım hazırlayan diğer tedarikçilerin iletişim içerisinde bulunmasıdır. Bu işletmelerin ürünlerinde hazırladığı değişiklikler ve gelişmeler, diğer yazılım ile bütünleşik olduğu için, bağlanan yazılımları da etkileyebilmekte hatta bozabilmektedir. İşte bu sebepten dolayı hazırlanan değişiklikler ERP tedarikçisi ve diğer yazılım isletmesinin koordine çalışması ile gerçekleştirilmelidir.
ERP Danışmanları
ERP’de yeni bilgi teknolojilerinin ortaya çıkması hızlı bir şekilde devam ettiğinden ERP uygulamasında da bu değişim ve gelişime paralel olarak işlevsel, teknik, kişisel bilgi ve becerilere sahip dış danışmanlara ihtiyaç duyulmaktadır.
ERP pazarının da çok büyük ve çok hızlı bir şekilde gelişimi, bilgili ve yetenekli dış danışman sayısında bir eksiklik oluşturmuştur ve bu eksiklik hemen giderilebilecek bir eksiklik değildir. Doğru kişileri bulma ve bu kişilerin uygulama boyunca çalışma sürekliliğini sağlama önemli bir gerekliliktir. ERP uygulaması, danışmanlarda organizasyon, üretim yönetimi, teknik altyapı bilgisi, yazılım bilgisi gibi birden fazla bilgi ve beceriyi gerekli kılmaktadır.
Fakat bütün bu istenen özelliklere sahip çok fazla danışman bulunmamaktadır. Bu durum da, yetenekleri fazla olan danışmanların
ücretlerini yükseltmektedir. ERP uygulamalarının başarı ya da başarısızlığında danışmanların rolü çok önemlidir.
Uygulama Süresi
ERP sistemleri, isletmelerin çok çeşitli işlevlerine hitap eder. Bu işlevler, modül adı verilen program parçaları tarafından modellenir ve
yönetilir. Uygulama süresinin uzunluğu veya kısalığı, büyük ölçüde uygulanan modüllerin sayısından, uygulamanın kapsamından, uyarlamanın büyüklüğünden ve uyarlanan isletme sayısından etkilenir. Uygulamanın kapsamı, tek bir is biriminden, küresel olarak yayılan birçok birime doğru genişledikçe de, uygulama süresi uzar.
Uygulama Maliyetleri
Pahalı bir sistem olan ERP sisteminin uygulama maliyeti, işletmenin büyüklüğüne, uygulamanın kapsamına göre işletmeden işletmeye farklılık göstermektedir. Bir ERP sisteminin uygulama maliyeti, yazılım paketini satın alma ve kurma maliyetinden daha yüksektir. Yapılan uyarlamaların derecesi arttıkça uygulama maliyetleri de artacaktır. Buna ilaveten danışmanların da genellikle yüksek bir maliyeti vardır.
Çalışanların Seçimi
ERP sistemini uygulamayı planlayan işletmeler başarılı bir uygulama için en iyi çalışanlarından bazılarını da proje içerisinde aktif olarak
görevlendirmelidirler. Gerek danışmanları yönlendirmek, gerekse de diğer çalışanları proje ile ilgili bilgilendirmek onların da yeni sisteme
adaptasyonunu çabuklaştırmak açısından son derece önemli ve dikkat edilmesi gereken bir husustur.
Hiçbir ERP sisteminin yüzde yüz başarılı olacağı garantisi yoktur. Elbette ERP sisteminin ve buna bağlı olarak işletmelerin başarılı olması için bazı faktörler sıralanabilir. ERP sistemlerini başarıya götüren faktörler, isletmelerin yapısına göre değişiklik gösterir. Ancak ERP sisteminin başarılı olabilmesi için bazı standart faktörlerin mutlaka göz önünde bulundurulması gerekir. Bunlar sıralanacak olursa;
- Bir ERP sisteminin başarılı olması için işletmeye uyacak paketin seçilmesi, belirli bir metodoloji kullanılarak uyarlanması ve
uygulanması konularında dikkatli olunması gerekmektedir. Plansız bir ERP uyarlamasında başarı gelmesi kolay değildir. - Bir isletmenin ihtiyaç duyduğu ERP sistemi seçilip, alındıktan sonra, sistemin kurulumu ve sürekli güncellenmesi gereklidir.
Bunun gerçekleşebilmesi için de hem isletmenin is süreçlerinin hem de ERP paketinin danışmanlar tarafından çok iyi bilinmesi
gereklidir. - Yapılan donanım ve yazılım yatırımlarından en yüksek düzeyde fayda sağlamak için doğru yerden başlamak ve sistemi çok iyi
analiz ederek doğru modeli kurmak gerekmektedir. Başarılı sonuç almanın bir diğer şartı da budur. - Sistemin başarısında diğer bir etken ise insan faktörüdür. Yöneticilerin ve kullanıcıların eğitimi için hiçbir yatırımdan kaçınılmamalıdır. Sistemi yönetecek ve işlevselliğini sağlayacak kişiler yine bu iyi eğitilen kişiler olacaktır.
- Uyarlama çalışmaları isletmelerin tüm bölümlerinin katılımı ile yapılmalı ve bu çalışmalarda tedarikçi firma ve danışman firma
temsilcileri de bulunmalıdır. Başarılı olabilmek için bu projeyi sadece bilgi işlem projesi olarak değil, isletme projesi olarak
görmek, tüm bölümlerle paylaşabilmek, üst yönetimin desteğini almak gerekmektedir. - Bir ERP projesinin başarılı olabilmesi için bir diğer zorunluluk da uygulama öncesi beklentilerin ortaya çıkartılması ve gerçek dışı
beklentiler içinde olunmamasıdır. - ERP sisteminin başarılı olabilmesi için dikkat edilmesi gereken bir başka konu da, isletmelerin çalışmayan veya etkin olmayan iş
süreçlerine ERP yazılımını uyarlamaya çalışmamaktır.
Ancak bütün şartlar yerine getirilse, yani; amaçlar tanımlansa, çalışanlar eğitilse, is süreçleri yenilense bile ERP sisteminde yine de
beklenen sonuçlar görülemeyebilir. Üst yönetimler yapılan işlemleri beğense de parasal olarak yatırımın karşılığını alamadıklarını düşünerek ERP projesinin bütün bu uğraşlara değip değmediği konusunda tereddüt geçirebilirler. ERP uygulamasını takip eden birkaç ay içinde büyük beklenti taşıyan yöneticiler, uzun dönemdeki getirileri görmekte başarısız olurlar. Unutulmamalıdır ki bir ERP projesinin sadece kurulumu ve işletmeye uyarlanması altı ay ile iki yıl arasında devam eder. Geliştirilip güncellenmesi ise ERP paketi kullanıldığı sürece düzenli olarak gerçekleşir.
Kaynak : Uygur ALTAY
